POTS - đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

 Các tòa nhà ngày nay được xây dựng với mục đích hoạt động dành riêng cho các công ty, doanh nghiệp, cho thuê văn phòng làm việc. Những vấn đề về quản lý, vận hành tòa nhà trở nên cần thiết để các công ty, văn phòng được vận hành một cách tốt nhất. 

Vậy quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Những công việc quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Cùng theo dõi qua bài viết sau đây để hiểu rõ hơn bạn nhé.

1. Quản lý văn phòng là gì? 

Quản lý tòa nhà văn phòng pots được hiểu là đơn vị, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động và không gian làm việc của các doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi thứ luôn ổn định và hoạt động an toàn. 

Đơn vị này có trách nhiệm kiểm soát không gian làm việc, các hệ thống như điện, nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, hệ thống an ninh, vệ sinh…Đây là đơn vị có vai trò cực kỳ quan trọng, mang đến cho khách hàng hình ảnh chuyên nghiệp nhất, tăng giá trị cho tòa nhà và thu hút khách hàng đến thuê. 

2. Quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm những công việc gì? 

Quản lý nhân sự

Quản lý tòa nhà cho thuê với nhiều nhân sự phụ trách những công việc khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bộ phận quản lý tòa nhà văn phòng sẽ quản lý nhân sự, giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, bảo vệ, nhân viên vệ sinh, nhân viên điều hành… nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành theo những tiêu chuẩn được đặt ra.

Quản lý tài chính

Đơn vị quản lý cao ốc văn phòng sẽ trực tiếp làm việc với khách hàng và có trách nhiệm giải quyết tất cả những vấn đề tài chính, chi phí thuê. Điều này đòi hỏi đơn vị quản lý phải minh bạch tài chính và có quy trình làm việc cụ thể vì đây là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp cho đơn vị quản lý  tòa nhà cho thuê và xây dựng niềm tin với khách hàng.

 Chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng và có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết, xử lý mọi thắc mắc, nhu cầu của khách hàng khi thuê văn phòng một cách tinh tế và lịch sự nhất. Điều này mang lại sự hài lòng cho khách hàng cũng như tăng uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng.

Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Công tác vận hành kỹ thuật, bảo trì tòa nhà văn phòng sẽ do công ty quản lý tòa nhà POTS đảm nhiệm. Những thiết bị kỹ thuật như điện, nước, camera, internet, hệ thống thông gió…sẽ được đơn vị quản lý giám sát để hoạt động một cách ổn định và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Đảm bảo dịch vụ vệ sinh

Vấn đề vệ sinh chung của tòa nhà văn phòng là một trong những công việc được ban quản lý chú trọng và quan tâm. Các khu vực sảnh, hành lang… luôn được dọn dẹp sạch sẽ và xử lý rác thải thường xuyên. Một công gian văn phòng sạch đẹp sẽ tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cũng như doanh nghiệp trong mắt khách hàng. 

Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng tập trung rất nhiều nhân sự và tiếp đón rất nhiều khách hàng nên hệ thống an ninh luôn được chú trọng và trang bị tốt. Camera phải luôn hoạt động ổn định, nhân viên an ninh tòa nhà phải có nghiệp vụ bài bản để đảm bảo sự an toàn tốt nhất cho toàn bộ tòa nhà. 

Bài viết liên quan : Quản lý vận hành trung tâm thương mại POTS

3. Những cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả 

Bảo trì tòa nhà định kỳ

Tòa nhà văn phòng cho thuê không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ giảm thẩm mỹ và sức hút đối với khách hàng khi thuê. Vì vậy chủ đầu tư cần thường xuyên bảo trì để phát hiện kịp thời các vấn đề hư hỏng nhằm  giảm bớt tổn thất cho tòa nhà văn phòng.

Chủ đầu tư nên thực hiện công việc bảo trì theo định kỳ như sau:

• 1 tháng 1 lần: Bảo trì hệ thống nước, điện, thông gió, Internet, Camera…

• 3 tháng 1 lần: Chăm sóc cảnh quan tòa nhà

• 1 năm 1 lần: Giải quyết những vết nứt ở tường, sàn, trần nhà…

Nắm rõ hợp đồng cho thuê

Chủ đầu tư cần đảm bảo rằng mình đã hiểu và nắm tất cả các điều khoản, thông tin trong hợp đồng cũng như trách nhiệm và quyền hạn của mình. Việc hiểu biết rõ về hợp đồng sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện đầy đủ những cam kết, tạo dựng uy tín với khách hàng và giảm tranh chấp trong quá trình cho thuê. 

Hiểu rõ sản phẩm 

Chủ đầu tư và ban quản lý cần tìm hiểu về nhu cầu & các yếu tố khách hàng quan tâm khi thuê,  từ đó hoàn thiện dịch vụ hơn.

Nên kiểm tra và chụp ảnh tình trạng văn phòng để lập bản bàn giao hiện trạng văn phòng trước khi bàn giao cho khách. Điều này giúp chủ đầu tư nắm rõ sản phẩm của mình & giúp khách giữ gìn cơ sở vật chất khi thuê.

Bài viết liên quan: Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Chung Cư POTS

Thường xuyên giao tiếp với khách hàng

Nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo các vấn đề luôn được ổn định và giải quyết nhanh chóng những vấn đề khách hàng không hài lòng. Điều này sẽ mang lại những trải nghiệm tuyệt vời và tạo được sự thân thiện, hình ảnh đẹp của chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà trong mắt khách hàng. 

Nâng cấp chất lượng  thường xuyên

Chủ đầu tư có thể cho thuê ở mức phí cao hơn nếu thường xuyên nâng cấp chất lượng và tiện ích của tòa nhà văn phòng. Việc thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa, tài sản sẽ mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. 

Nhờ đó, chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư còn có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà.

Lưu trữ tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng quan trọng

• Lưu trữ thông tin người, hợp đồng thuê: Những giấy tờ rất quan trọng chúng là cơ sở để pháp luật bảo vệ và xử lý khi có tranh chấp. Chủ đầu tư, ban quản lý cần lưu trữ các thông tin thật cẩn thận, bảo mật.

• Lưu giữ hóa đơn, biên lai:  Hóa đơn & biên lai là cơ sở để tính toán chi phí thuê hàng tháng do đó ban quản lý, chủ đầu tư cần minh bạch thông tin với người thuê và lưu trữ hóa đơn, biên lai cẩn thận.

• Lưu trữ các báo cáo tài chính: Báo cái tài chính sẽ giúp ban quản lý, chủ đầu tư xem xét quá trinh vận hành tòa nhà hiệu quả hay không và đưa ra những hướng điều chỉnh kịp thời cho doanh nghiệp.

Thời hạn thanh toán tiền thuê

Chủ đầu tư, ban quản lý có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí cho thuê theo chu kỳ 3-6 tháng. Xây dựng các điều khoản trong hợp đồng chi tiết và rõ ràng. Điều này có thể giúp cả 2 hạn chế những thủ tục thanh toán, giảm rủi ro và giúp ban quản lý, chủ đầu tư có thêm chi phí bảo trì, nâng cấp tòa nhà. 

Trên đây là những thông tin về quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê. Để quản lý tòa nhà văn phòng hoạt động một cách trơn tru chủ đầu tư cần phải có nhiều kinh nghiệm. Phức tạp hơn là khi sở hữu nhiều tòa nhà nhưng lại không có nhiều kinh nghiệm về quản lý. 

Bạn nên tìm cho mình một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý cao ốc, tòa nhà, văn phòng uy tín và chuyên nghiệp, sở hữu nhiều phần mềm để nâng cao hiệu quả kinh doanh và doanh số. 

Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Dầu Khí Biển (POTS) là một trong những đơn vị hàng đầu hiện nay cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Hơn 15 năm kinh nghiệm -  POTS cam kết mang đến cho Chủ đầu tư, Cư dân & Khách dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tốt nhất với phương châm “An toàn – Chất lượng - Tối ưu”.